Las tres condiciones, y ninguna más
El traslado de administradora es un derecho del empleador, no un favor que se pide. Lo que hay son tres condiciones, y conviene tenerlas claras antes de llamar a nadie:
- Una vez al año. El plazo se cuenta desde la afiliación inicial o desde el último traslado, lo que sea más reciente. No es «cada año calendario»: es un año contado desde tu fecha.
- Aviso de 30 días comunes a la administradora que dejas. Días comunes, no hábiles — cuentan sábados, domingos y festivos.
- Surte efecto el primer día del mes siguiente a aquel en que se cumple el aviso. Esto es lo que más se malinterpreta: no cambias el día que firmas.
El aviso va en el formulario aprobado por la Superintendencia Financiera. No es un correo ni una llamada.
Un ejemplo con fechas, que es donde se ve
Supón que avisas el 10 de septiembre:
- Los 30 días de aviso se cumplen el 10 de octubre.
- El traslado surte efecto el 1 de noviembre.
Es decir: entre que decides y que estás en la nueva administradora pasan cerca de dos meses. Si tienes una razón con fecha —una licitación que exige algo, una renovación, un cierre de año—, hay que contar hacia atrás desde ahí.
Lo que NO se pierde al trasladarte
Esta es la duda que más frena a las empresas, y la respuesta es tranquilizadora:
Tu Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es tuyo, no de la administradora. La documentación, la matriz de peligros, el plan de trabajo anual, los indicadores, las actas del COPASST y los registros de capacitación son de la empresa. Cambias de ARL y siguen siendo tuyos.
Lo que sí cambia es quién te acompaña y qué programas de prevención te financian. Por eso conviene revisar el estado del sistema antes del traslado y no después: para llegar a la nueva administradora sabiendo qué le vas a pedir.
Tampoco se pierde la historia de tus siniestros: la siniestralidad de tu empresa te sigue, y es uno de los datos con los que la administradora nueva te va a evaluar. Trasladarte no borra el historial.
Lo que sí conviene mirar antes de decidir
Cambiar por cambiar no arregla nada. Antes de pedir el traslado, mira:
- La red de atención en las ciudades donde de verdad opera tu gente. Una administradora puede tener una propuesta excelente y no servirte, sencillamente porque el día que alguien se accidente en otra ciudad no tenga a dónde mandarlo. Es el punto que más se pasa por alto.
- Tu clase de riesgo por cargo. Si está mal clasificada, estás pagando de más o de menos, y eso no lo arregla cambiar de administradora: se corrige clasificando bien. Cómo funcionan las clases de riesgo y las tarifas.
- Qué programas de prevención has usado y cuáles se han quedado sin ejecutar. Si no estabas usando los que ya te correspondían, el problema puede no ser la administradora. Qué está obligada a darte tu ARL.
Quién hace el trámite
Lo hace el empleador. Si trabajas con un intermediario, lo hace por ti: prepara el formulario, presenta el aviso, hace el seguimiento y se ocupa de que la afiliación nueva quede activa antes de que se caiga la anterior — que es donde aparecen los sustos.
La asesoría no le suma nada a tu cotización. Al intermediario lo remunera la aseguradora, y tus aportes son los que fija la ley según la clase de riesgo de cada cargo, tengas intermediario o no.