La fecha es lo primero, porque es lo que no se puede arreglar después
La afiliación tiene que estar lista como mínimo el día anterior al inicio de labores.
No el mismo día. No «esa semana». El día anterior. Y hay un detalle que descoloca a mucha gente: la afiliación se entiende efectuada al día siguiente de que la administradora reciba el formulario. Sumadas las dos cosas, el papeleo hay que moverlo con margen, no la víspera por la tarde.
Todo lo demás de esta guía se puede corregir sobre la marcha. Esto no.
Qué pasa si alguien empieza sin estar afiliado
Esta es la razón por la que el punto anterior está primero.
Afiliar a un trabajador es trasladarle el riesgo a la administradora. Si no está afiliado, ese riesgo no se traslada: se queda en la empresa. El empleador responde con su propio patrimonio por las prestaciones que le habrían correspondido a la ARL — la atención médica, la incapacidad, la indemnización, la pensión de invalidez o la de sobrevivientes si el accidente es mortal.
No es una multa. Es asumir de tu bolsillo lo que cubre un seguro obligatorio. Un accidente grave de una persona no afiliada puede cerrar una empresa pequeña.
Los pasos
1. Clasifica cada cargo. La clase de riesgo la fija el Decreto 1607 de 2002 según la actividad, y dentro de una misma empresa puede haber cargos en clases distintas: quien hace trabajo en alturas y quien está en contabilidad no comparten clase aunque compartan nómina. Es el paso que más se hace mal y el que determina lo que vas a pagar durante años. Cómo funcionan las clases de riesgo y las tarifas.
2. Elige la administradora. La elección es libre y voluntaria del empleador. Nadie te la puede imponer: ni un cliente, ni una licitación, ni la EPS. Qué mirar antes de elegir.
3. Diligencia el formulario de afiliación de la administradora elegida, con los datos de la empresa y de cada trabajador.
4. Espera la confirmación y comprueba que la fecha de inicio de cobertura sea la correcta. No des por hecho que quedó: pide el certificado de afiliación y míralo. Es el documento que vas a necesitar el día que algo pase.
5. Empieza a cotizar en la planilla, con la clase de riesgo declarada para cada cargo.
Quién paga qué
El empleador paga el 100 % del aporte de riesgos laborales. Al trabajador no se le descuenta nada por este concepto — a diferencia de salud y pensión, donde sí hay una parte a su cargo. Si en un desprendible de nómina aparece un descuento por ARL, está mal hecho.
Los independientes son otro caso
Un trabajador independiente también debe estar afiliado, pero ahí el que afilia y paga es él mismo, no quien lo contrata. Es una diferencia importante en contratos de prestación de servicios, donde se asume con frecuencia que la empresa contratante afilia — y no es así.
Errores que salen caros y se ven poco
- Afiliar «a la empresa» y olvidar a alguien. La afiliación es por trabajador. Un ingreso nuevo que no se reporta queda fuera, y la empresa cree que está cubierta.
- No actualizar el cargo cuando la persona cambia de función. Si alguien pasa de oficina a operación y sigue declarado en clase I, hay un problema de cobertura esperando.
- Dar por hecha la fecha de cobertura. Ver el punto 4. El certificado se pide y se guarda.
- Contratistas sin verificar. Si trabaja gente de un tercero en tus instalaciones, comprueba que su empleador los tenga afiliados. Que sean de otra empresa no te saca del problema si pasa algo en tu sede.
Si prefieres no hacerlo solo
El trámite lo puede hacer un intermediario por ti: la clasificación de los cargos, el formulario, el seguimiento y la comprobación de que la cobertura arrancó el día que tenía que arrancar.
No te cuesta nada. Al intermediario lo remunera la aseguradora, y tus aportes son los que fija la ley tengas intermediario o no. Cuéntanos a qué se dedica tu empresa.